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Veranstaltungen planen, Feste feiern

Bild: Fotolia.com

Ob Dorffest, Faschingsparty oder Schülerfeier: Viele Vereine oder junge Partymacher fiebern monatelang einer Veranstaltung entgegen. Von der Anmeldung der Veranstaltung über Programm, Musik, Personal und Verpflegung muss der Veranstalter an jede Menge denken.

Zu vielen Themen gibt es Ansprechpartner und Informationen am Landratsamt Unterallgäu. Wir haben hier grundlegende Infos nach Themen sortiert und auf für Veranstalter relevante Seiten verlinkt. Außerdem stellen wir Ihnen Merkblätter zur Verfügung. Wenn Sie noch Fragen haben, können Sie sich gerne persönlich an uns wenden.

Wichtige Themen bei Veranstaltungen:

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Öffentliche oder nicht öffentliche Veranstaltungen

Eine öffentliche Veranstaltung müssen Sie der Gemeinde anzeigen. In manchen Fällen brauchen Sie auch eine Genehmigung.

Öffentlich ist eine Veranstaltung, wenn sich die Besucher nicht auf einen bestimmten, individuell feststehenden Personenkreis beschränken. Solche Veranstaltungen - zum Beispiel Bierzelte, Faschingspartys, Rockfestivals, Freiluftkinovorstellungen, Volksfeste und Public-Viewing - müssen Sie bei der Gemeinde so früh wie möglich, spätestens eine Woche vorher, anmelden (anzeigen). Von der Gemeinde bekommen Sie dann weiterführende Informationen und entsprechende Auflagen.

Wer eine Veranstaltung plant, sollten neben den Auflagen der Gemeinde verschiedene Themen beachten. Achtung: Auch bei privaten Festen haftet der Veranstalter für die Sicherheit der Gäste.

Was Sie wissen müssen:

  • Wenn Sie mehr als 200 Besucher erwarten und die Veranstaltung in Räumen stattfindet, die nicht als Versammlungsstätte genehmigt sind, müssen Sie die Veranstaltung beim Bauamt des Landratsamts anzeigen.
  • Erwarten Sie mehr als 1000 Besucher, benötigen Sie eine Genehmigung der Gemeinde.
  • Geht es um eine motorsportliche Veranstaltung, dann ist nicht die Gemeinde, sondern das Landratsamt Unterallgäu zuständig.
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Jugendschutz

Nach der Anmeldung Ihrer Veranstaltung bei der Gemeinde, bekommen Sie Jugendschutzauflagen zugeschickt. Die Auflagen sollten Sie bei Ihrem Fest einhalten. Teilweise verlangt das Jugendamt zusätzlich ein Jugendschutzkonzept.

Weitere Informationen finden Sie auf diesen Seiten:

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Baurecht und Brandschutz

Der Veranstalter haftet, auch bei privaten Festen, für die Sicherheit seiner Gäste eigenverantwortlich. Deshalb sollte er die Örtlichkeiten auf eventuelle Risiken überprüfen. Nehmen Sie bei Unsicherheiten Kontakt mit der Feuerwehr auf.

Grundsätzlich gilt es, die Notausgänge deutlich zu kennzeichnen und freizuhalten, Zugänge freizuhalten und auf Benutzbarkeit zu überprüfen.

Wenn Sie eine Veranstaltung in einem Saal durchführen möchten, sollten Sie sich zuvor bei dem Vermieter informieren, ob die Räumlichkeiten den Brandschutzvorschriften entsprechen. In der Regel ist dies der Fall, so dass Sie keine weiteren Maßnahmen treffen müssen.

Hier finden Sie weitere Informationen:

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Verkehrsrecht

Schränkt die Veranstaltung den Verkehr auf öffentlichen Straßen oder Wegen ein, ist verkehrsrechtliche Erlaubnis nötig.

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Gaststättenrecht, Ausschank, Sperrzeiten

Wer Getränke oder Speisen verkauft und damit einen Gewinn erzielen möchte - also über dem Selbstkostenpreis verkauft - betreibt ein Gaststättengewerbe. Das gilt für Schank- und Speisewirtschaften ebenso wie für Veranstaltungen.

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Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit

Bei öffentlichen Festen und Veranstaltungen haften Sie als Veranstalter, wenn durch unsachgemäßen Umgang mit Lebensmitteln Gäste gesundheitlich geschädigt werden.

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Trinkwasser

Gerade wenn viele Menschen zusammenkommen, ist es umso wichtiger, dass die Trinkwasserversorgung einwandfrei funktioniert.

Auf was Sie achten müssen, erfahren Sie in diesem Merkblatt.

Eine große Bedeutung haben auch Schlauchleitungen und Schläuche - hier finden Sie eine Übersicht über geeignete Schläuche.

Allgemeine Informationen zum Thema Trinkwasser finden Sie auf dieser Seite.

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Sanitätsdienst

Viele Veranstalter beauftragen eine Hilfsorganisation für die sanitätsdienstliche Absicherung ihrer Veranstaltung. Manchmal schreibt das auch die Behörde vor. Wenden Sie sich an das Bayerische Rote Kreuz oder an eine andere Hilfsorganisation vor Ort.

Den Sanitätsdienst sollten Sie so früh wie möglich - mindestens vier Wochen vorher - schriftlich beantragen. Die Kosten für den Sanitätsdienst trägt der Veranstalter. Da die Sanitäter selbst ehrenamtlich arbeiten, ist es üblich, dass die Veranstalter ihnen freies Essen und Getränke zur Verfügung stellen.

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Lärmschutz

Immer wieder beschweren sich die Anwohner während Veranstaltungen über Ruhestörung und Lärmbelästigung durch laute Musik, laute Unterhaltungen auf der Straße, durch an- oder abfahrende Autos. Um solchen Ärger möglichst zu vermeiden, können ein paar vorbeugende Maßnahmen – vor allem bei Freiluftveranstaltungen - hilfreich sein.

Teilweise werden diese Maßnahmen auch als Auflagen von der zuständigen Genehmigungsbehörde vorgeschrieben.

  • Informieren Sie die Anwohner mindestens 10 Tage vor der Veranstaltung mit einem Flugblatt.
  • Unterrichten Sie die zuständige Polizeiinspektion mindestens eine Woche vor der Veranstaltung.
  • Vermeiden Sie übermäßige Lärmbelästigung und nehmen Sie Rücksicht.
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Umwelt- und Naturschutz

Bei Veranstaltungen in freier Natur muss der Veranstalter grundsätzlich Beeinträchtigungen der Natur und Landschaft vermeiden.

Planen Sie eine Veranstaltung außerhalb der geschlossenen Ortschaft, müssen Sie prüfen, ob hierdurch Belange des Natur- und Umweltschutzes betroffen sind. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn die Veranstaltung in einem Landschaftsschutzgebiet oder einem geschützten Landschaftsbestandteil stattfinden soll.

Bei Veranstaltungen in „freier Natur“ empfiehlt es sich deshalb, grundsätzlich mit der unteren Naturschutzbehörde im Landratsamt oder der Gemeindeverwaltung Kontakt aufzunehmen und abzuklären, ob für die Veranstaltung eine gesonderte Erlaubnis erforderlich ist.

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Abfallentsorgung

Bei jeder Veranstaltung fällt auch Müll an. Informieren Sie sich über die richtige Abfallentsorgung. Bei Fragen können Sie sich an die Abfallwirtschaftsberatung des Landkreises Unterallgäu wenden.

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Haftung und Verantwortung

Veranstalter sollten unbedingt eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung abschließen. Lassen Sie sich gut beraten und achten Sie auf ausreichende Deckung von Risiken und Schäden. Personen- und Sachschäden können schnell hohe Beträge erreichen.

Beim eingetragenen Verein sind Veranstaltungen bis zu einem gewissen Umfang manchmal in der Vereinshaftpflichtversicherung enthalten. Überprüfen Sie die Versicherung aber unbedingt vor einer Veranstaltung, insbesondere, wenn die Versicherung schon länger besteht. Wenn Sie als Elternbeirat oder zum Beispiel eine kirchliche Veranstaltung organisieren, wird in der Regel der Träger Ihrer Einrichtung einen ausreichenden Versicherungsschutz bieten. Erkundigen Sie sich vorab beim Träger.

Manche Vereine sind auch Dachverbänden angeschlossen, die bereits eigene pauschale Veranstaltungshaftpflichtversicherungen für ihre Mitgliedsverbände und Vereine vorhalten. Aber es gilt auch hier: Prüfen Sie im Einzelfall genau, ob Ihre Veranstaltung mit einer solchen Versicherung abgedeckt ist. Welche Bedingungen hat der Versicherer?

Wenn im Ehrenamt etwas passiert ist und kein Versicherungsschutz vorhanden ist, möchte Sie der Freistaat nicht alleine lassen und bietet in manchen Einzelfällen auch im Nachhinein noch Schutz durch die Bayerische Ehrenamtsversicherung.

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Gema

Die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) ist eine so genannte Verwertungsgesellschaft. Im Auftrag ihrer Mitglieder (Musiker, Texter und Komponisten) kassiert sie Geld von den Nutzern und verteilt dieses an ihre Berechtigten (Mitglieder). Wenn bei einer öffentlichen Veranstaltung Musik abgespielt wird - egal ob Kassette, CD, Radio oder Livemusik - dann besteht gegenüber der GEMA eine Melde- und Zahlungsverpflichtung. Damit wird die Erlaubnis zur Wiedergabe und Aufführung von Musikstücken erworben. Bei Livemusik spielt es keine Rolle, ob es sich um Profigruppen oder Nachwuchsbands handelt und ob die Gruppe selbst Mitglied bei der GEMA ist. Auch bei Veranstaltungen ohne Gewinnabsicht (z.B. Disco im Jugendtreff) und selbst wenn kein Eintritt verlangt wird, fallen GEMA-Gebühren an. Melden Sie also unbedingt Ihre Veranstaltung an, um sich vor hohen Nachzahlungen zu schützen. Mehr unter www.gema.de

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Künstlersozialkasse

Für alle Veranstaltungen, an denen in irgendeiner Weise Künstler beteiligt sind (Musik, Theater, künstlerische Darbietungen, Workshops, etc.), müssen vom Veranstalter Beiträge an die Künstlersozialkasse gezahlt werden. Ansonsten drohen hohe Nachzahlungen. Nähere Informationen unter www.kuenstlersozialkasse.de

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Finanzamt

Wer eine größere Veranstaltung plant, bei der Gewinn erzielt wird oder ein hoher Umsatz zu erwarten ist, sollte sich frühzeitig beim Finanzamt nach den steuerlichen Details erkundigen. Sofern der Gewinn einen bestimmten Betrag überschreitet, müssen nämlich Steuern gezahlt werden.

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Informationen zu Versammlungen und Demonstrationen

 

Ansprechpartner

Veranstalter (Beratung)

Julia Veitenhansl
Telefon: (08261) 995-242

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